Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website reatex.de und im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Reatex – Thiemo Fichtinger (Einzelunternehmen) Ringstraße 9 86836 Klosterlechfeld Deutschland E-Mail: anfrage@reatex.de Telefon: +49 1525 4968134

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns am einfachsten per E-Mail an anfrage@reatex.de. Ob eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht, richtet sich nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG.

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Reatex handelt mit Handelswaren, insbesondere Neuware, Gebrauchtware, Retourenware, Restposten sowie Karton-, Paletten- und Mischposten. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die Website ist ein öffentliches Produkt-Schaufenster: Sie können Produkte, Warenposten und Restbestände ansehen und unverbindlich anfragen. Sie enthält keinen Warenkorb, keinen Checkout und keine Online-Zahlungsabwicklung. Die Händlerregistrierung dient der manuellen Prüfung einer Geschäftsbeziehung und erstellt kein Kundenkonto automatisch. Eine geschützte Anmeldung besteht für die interne Administration.

Auch im Geschäftsverkehr mit Unternehmen verarbeiten wir personenbezogene Daten, etwa Namen und Kontaktdaten von Inhabern, Ansprechpartnern und Beschäftigten unserer Kunden und Lieferanten. Erhalten wir solche Daten nicht von der betroffenen Person selbst, sondern zum Beispiel von deren Arbeitgeber, stammen sie aus der jeweiligen Geschäftskorrespondenz.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine der folgenden Rechtsgrundlagen besteht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa für die Teilnahme an unserer WhatsApp Community;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung von Verträgen mit der betroffenen Person, etwa bei Anfragen eines Einzelunternehmers, Angeboten und Lieferungen; bei Ansprechpartnern juristischer Personen kommt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, etwa am sicheren Betrieb der Website, an der Bearbeitung allgemeiner Anfragen und an der Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Geschäftspartner.

Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall gilt, ist bei den nachfolgenden Verarbeitungen angegeben. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Die aktuelle Website und ihre Formular- und Verwaltungsfunktionen werden über Lovable und Lovable Cloud bereitgestellt. Anbieter ist nach den veröffentlichten Vertragsunterlagen Lovable Labs Incorporated, 1111b South Governors Avenue, Dover, DE 19904, USA. Bei der Bereitstellung ist außerdem Cloudflare als technische Auslieferungs- und Schutzinfrastruktur beteiligt. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite oder Datei, Browser- und Geräteinformationen sowie Antwortstatus verarbeitet, soweit dies zur Auslieferung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen Website. Für die in unserem Auftrag erfolgende Verarbeitung gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Diese Erklärung behauptet keinen nachgewiesenen Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Maßgeblich für Unterauftragsverarbeiter, Verarbeitungsorte und technische Protokollfristen sind die für Reatex geltenden Vertragsunterlagen und Diensteinstellungen. Weitere Informationen: lovable.dev/privacy und lovable.dev/subprocessors. Zu Drittlandverarbeitung siehe Ziffer 10.

Netlify Forms und dessen Akismet-Spamprüfung sind nicht Teil des aktuellen Anfrageversands dieser Website. Frühere Netlify-Formularvorlagen sind noch als technische Altdatei vorhanden; daraus ergibt sich kein aktiver Versand der aktuellen Formulare an Netlify oder Akismet. Etwaige noch vorhandene historische Daten in einem früheren Netlify-Konto unterliegen weiterhin den einschlägigen Aufbewahrungs- und Löschpflichten; ihr Bestand und eine fortbestehende Kontonutzung sind gesondert zu prüfen.

Die auf der Website verwendeten Schriftarten werden vom eigenen Webserver ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftarten-Anbietern hergestellt.

4. Kontaktformulare, E-Mail und Telefon

4.1 Formulare auf der Website

Auf der Website stehen ein Kontaktformular („Direkt anfragen“), ein Formular „Warenbestand anbieten“ sowie ein Formular zum Warenankauf zur Verfügung. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, Angaben zur Ware (zum Beispiel Kategorie, Zustand, Menge, Land und Standort) sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Die Formulareingaben werden beim Absenden über unsere eigene Website in Lovable Cloud gespeichert. Das betrifft die Schnellanfrage, Händlerregistrierung, Kauf-Kurzanfrage, das Warenangebot und das Ankauf-Fenster. Zugriff erhalten ausschließlich angemeldete, autorisierte Administratoren von Reatex. Netlify Forms und dessen Akismet-Weiterleitung werden für diese Anfragen nicht verwendet. Zu neuen Anfragen wird eine interne E-Mail-Benachrichtigung an anfrage@reatex.de versendet; Fehler beim E-Mail-Versand verhindern die Speicherung nicht. Der Versand erfolgt über die eingerichtete Absenderdomain notify.reatex.de und die E-Mail-Funktion von Lovable; das Empfängerpostfach liegt bei IONOS (Ziffer 4.3).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen. Alternativ können Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Auf der Seite „Ware kaufen“ steht eine kurze Anfrage für gewerbliche Interessenten zur Verfügung. Sie können freiwillig die gewünschte Warengruppe, gesuchte Ware, Menge und Ihren Namen beziehungsweise Ihr Unternehmen angeben; eine Anfrage ist auch ohne vollständige Angaben möglich. Beim Absenden werden Ihre Angaben über unsere eigene Website zur Bearbeitung in Lovable Cloud gespeichert und sind nur in der geschützten Admin-Übersicht einsehbar. Zusätzlich wird eine WhatsApp-Nachricht vorbereitet. Die Nachricht an WhatsApp senden Sie anschließend selbst ab (siehe Ziffer 5); die Speicherung bei Reatex erfolgt unabhängig davon bereits beim Absenden des Formulars. Wir verwenden die Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Ansprechpartnern von Unternehmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Händlerregistrierung ist für diese Kurzanfrage nicht erforderlich.

Auf der Seite „Ware anbieten“ steht ein Formular für Warenangebote gewerblicher Anbieter zur Verfügung. Dort geben Sie Firmenname, Vor- und Nachname des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Art der angebotenen Ware und eine Warenbeschreibung an; freiwillig können Sie Geschäftsanschrift, Website, Marke bzw. Hersteller, Menge, Anzahl der Paletten, Zustand, Preisvorstellung und Standort der Ware ergänzen. Diese Angaben werden beim Absenden zunächst bei Reatex in Lovable Cloud gespeichert. Erst nach erfolgreicher Speicherung wird WhatsApp mit einer vorbereiteten Nachricht geöffnet. Sie senden diese Nachricht selbst ab; das Öffnen von WhatsApp bestätigt keinen Nachrichtenversand. Wir verwenden die Angaben zur Prüfung Ihres Angebots und zur Anbahnung eines Ankaufs; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Ansprechpartnern von Unternehmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.2 Händlerregistrierung und interne Anfrageverwaltung

Bei der B2B-Geschäftskundenregistrierung verarbeiten wir Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift mit Postleitzahl, Stadt und Land, Ansprechpartner, geschäftliche E-Mail, Telefonnummer, Unternehmensart, gewünschte Warengruppen und die rechtlichen Bestätigungen. USt-IdNr., Handelsregisternummer, Position, Website, Warenarten, Produkt- und Markeninteressen, Einkaufsbudgets pro Einkauf und Monat, Mengen, Einkaufsrhythmus, Vertriebskanäle und Exportländer, aktuelle Gesuche, Abhol-/Lieferwünsche, Entscheidungszeit und Nachricht sind freiwillig. Kein Gewerbenachweis oder Dokumenten-Upload wird verlangt. Die Angaben dienen der manuellen Prüfung und passenden individuellen Angebotserstellung; Filter und unverbindliche Zuordnung zu Warenbeständen unterstützen die Bearbeitung, entscheiden aber nicht automatisch über Freischaltung oder Vertragsschluss. Das Formular legt kein Benutzerkonto automatisch an. Sie erhalten eine sachliche Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Speicherung, interne E-Mail-Benachrichtigung und Rechtsgrundlagen richten sich nach Ziffer 4.1.

Zur Verhinderung doppelter Übermittlungen und Nachrichten verarbeiten wir eine eindeutige Formular-ID und einen technischen Fingerabdruck der übermittelten Angaben. Wiederholte Übermittlungen und E-Mail-Versandversuche werden mit Anfragezuordnung, Empfänger, Nachrichtentyp, Zeitpunkt und Ergebnis in der geschützten Historie protokolliert. Diese Angaben dienen der zuverlässigen Anfragebearbeitung und Fehlerbehebung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es findet keine pauschale Sperrung weiterer Anfragen derselben Firma statt. Versandprotokolle bestätigen den Versand, nicht den Eingang im Empfängerpostfach.

Zur geordneten Bearbeitung von Käufer- und Lieferantenanfragen führen wir eine geschützte Kontakt- und Anfrageverwaltung in Lovable Cloud. Darin speichern wir die ursprünglichen Formularangaben, Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und gegebenenfalls Land. Anfragen können anhand eindeutig übereinstimmender E-Mail-Adressen oder internationaler Telefonnummern einem Kontakt zugeordnet werden. Unklare Treffer werden nicht automatisch zusammengeführt. Wir ergänzen Bearbeitungsstatus, interne geschäftsbezogene Notizen, nächste Kontakttermine und eine Bearbeitungshistorie mit Zeitpunkt und Administratorzuordnung. Eingehende Angaben ersetzen nicht automatisch gepflegte Kontaktdaten. Dies dient der Anfragebearbeitung und der nachvollziehbaren Geschäftskommunikation; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Unternehmensansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten sind nicht öffentlich zugänglich. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Bearbeitungszweck und den einschlägigen gesetzlichen Pflichten (Ziffer 11); Archivierung ist keine Löschung.

4.3 E-Mail

Autorisierte Administratoren können auf eine konkrete Anfrage direkt aus der geschützten Anfrageverwaltung per E-Mail antworten. Die Antwort wird über die bestehende Lovable-E-Mail-Funktion versendet; Betreff, Empfänger, Antwortinhalt und Zeitpunkt werden intern dokumentiert. Antworten auf diese E-Mail gehen an thiemo.fichtinger@reatex.de. Das CRM liest Ihr E-Mail-Postfach nicht aus. Es gelten die für die Anfragebearbeitung genannten Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsregeln.

Domain und E-Mail-Postfächer von Reatex werden von der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, bereitgestellt. IONOS verarbeitet Absender- und Empfängerdaten, Zeitpunkt, technische Verbindungsdaten und Inhalte von E-Mails, um diese zu übertragen, vor Schadsoftware und Spam zu schützen und im Postfach zu speichern. IONOS wird dabei für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Nachricht Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

4.4 Telefon

Bei telefonischer Kontaktaufnahme verarbeiten wir die mitgeteilten Daten, etwa Name, Unternehmen, Rückrufnummer und Gesprächsinhalt. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.5 Freiwillige KI-Anfragehilfe

Auf der Seite „Ware kaufen“ können Sie freiwillig einen Anfrageentwurf mit KI erstellen lassen. Erst wenn Sie die Erstellung auslösen, werden Ihre ausgewählten Warengruppen, Einkaufskriterien als Freitext und gegebenenfalls der freiwillig angegebene Firmenname an unsere Website und von dort über Lovable AI Gateway an ein KI-Modell übermittelt. Die aktuelle Konfiguration wählt ein OpenAI-Modell. Bitte geben Sie keine vertraulichen Inhalte oder personenbezogenen Angaben Dritter ein, die für den Entwurf nicht erforderlich sind.

Wir verwenden die Angaben, um den von Ihnen angeforderten geschäftlichen Anfrageentwurf zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei auf Ihren eigenen Vertrag gerichteten vorvertraglichen Maßnahmen, bei Unternehmensansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der gewünschten individuellen Anfragebearbeitung. Sie können die Anfrage jederzeit ohne KI selbst formulieren. Die Funktion entscheidet nicht über Händlerfreischaltung, Preise, Warenverfügbarkeit oder Vertragsschluss.

Die KI-Funktion legt Ihre Eingaben und den Entwurf nicht in unserer Anfragen-Datenbank ab. Dies ist keine Zusage, dass die beteiligten Anbieter keine technischen Protokolle führen. Anbieteraufbewahrung, genaue Modellbereitstellung, Unterauftragsverarbeiter, Verarbeitungsorte und etwaige Nutzung für Modellverbesserung sind anhand der für Reatex geltenden Lovable-Vertragsunterlagen gesondert zu prüfen; eine Nullspeicherung oder ausschließliche Verarbeitung in der EU wird nicht zugesichert. Sie prüfen und bearbeiten den Entwurf selbst. Erst beim Öffnen des WhatsApp-Links wird der Entwurf zur Vorbereitung an WhatsApp übergeben; die Nachricht versenden Sie dort selbst. Zu Empfängern und Drittlandverarbeitung siehe Ziffer 10.

5. Kommunikation über WhatsApp Business

Für Warenanfragen, individuelle Angebote, die ausdrückliche Annahme konkreter Angebote und die weitere Vertragsabwicklung nutzen wir WhatsApp Business. Eine Warenanfrage ist noch keine Bestellung. Sie können freiwillig einen Chat mit uns beginnen, zum Beispiel über die WhatsApp-Schaltflächen auf der Website. Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihren Anzeigenamen, Ihr Profilbild (abhängig von Ihren WhatsApp-Einstellungen), Nachrichten und Anhänge sowie Zeit- und Statusinformationen zu den Nachrichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation eine Anfrage, ein Angebot oder einen Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer schnellen und von unseren Geschäftspartnern gewünschten Kommunikation. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; Sie können uns jederzeit auch per E-Mail oder Telefon erreichen.

WhatsApp wird im Europäischen Wirtschaftsraum von der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, angeboten und gehört zum Meta-Konzern. Inhalte von Chats sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Verbindungs-, Geräte-, Nutzungs- und Metadaten können jedoch durch WhatsApp und verbundene Unternehmen verarbeitet und auch in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden (siehe Ziffer 10). Für die Verarbeitung durch WhatsApp gelten ergänzend dessen Datenschutzhinweise: www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

6. Freiwillige Teilnahme an der WhatsApp Community

Reatex betreibt eine WhatsApp Community, in der wir über neue Warenposten, Bilder und Angebote informieren. Der Beitritt erfolgt ausschließlich freiwillig über den auf der Website verlinkten Einladungslink. Die Teilnahme ist keine Voraussetzung für eine Anfrage oder einen Kauf.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Beitritt erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Community verlassen oder uns eine entsprechende Nachricht senden.

Wichtiger Hinweis zur Sichtbarkeit: Als Administrator der Community kann Reatex Ihre Telefonnummer und Ihren Anzeigenamen sehen. Ob auch andere Mitglieder Ihre Telefonnummer, Ihren Anzeigenamen oder Ihr Profilbild sehen können, hängt von der Ausgestaltung der Community und der darin enthaltenen Gruppen sowie von Ihren eigenen WhatsApp-Einstellungen ab. Beiträge, die Sie in einer Gruppe schreiben, sind für die anderen Mitglieder dieser Gruppe sichtbar. Reatex kann nicht verhindern, dass Mitglieder sichtbare Daten speichern oder Nachrichten weiterleiten. Das Verlassen der Community entfernt bereits übermittelte Inhalte nicht von den Geräten anderer Mitglieder.

7. Anfragen, Angebote, Bestellungen und Lieferabwicklung

Zur Bearbeitung von Anfragen, zur Erstellung von Angeboten und zur Durchführung von Verträgen verarbeiten wir insbesondere Name, Firma, Geschäftsanschrift, Kontaktdaten der Ansprechpartner, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Nachweise der gewerblichen Tätigkeit, Angaben zu Warenposten, Mengen und Preisen, Liefer- oder Abholdaten sowie die zugehörige Kommunikation. Individuelle Angebote übermitteln wir per WhatsApp Business oder E-Mail. Der Kaufvertrag kommt mit Zugang Ihrer ausdrücklichen Annahme des konkreten Angebots über einen dieser Wege zustande, nicht bereits durch die Warenanfrage. Danach übermitteln wir eine Auftragsbestätigung beziehungsweise Rechnung. Wir verarbeiten hierfür auch Angebots-, Bestell-, Rechnungs-, Zahlungs- und Lieferdaten sowie die zugehörige geschäftliche Kommunikation.

Bei Versand übermitteln wir dem jeweils beauftragten Paketdienst oder der Spedition die für Beförderung und Zustellung erforderlichen Daten, insbesondere Name beziehungsweise Firma, Lieferanschrift, Sendungsdaten und, soweit für die Zustellung erforderlich, eine Telefonnummer. Bei Selbstabholung verarbeiten wir die für Terminabstimmung, Übergabe und Dokumentation erforderlichen Daten.

Zahlungen erfolgen ausschließlich außerhalb der Website als vollständige Vorkasse per Banküberweisung auf das von Reatex angegebene Konto. Die reguläre Zahlungsfrist beträgt drei Kalendertage nach Vertragsschluss, sofern das individuelle Angebot keine andere Frist nennt. Barzahlung, Zahlung bei Abholung, Rechnungskauf und Zahlung nach Lieferung sind ausgeschlossen. Versand und Freigabe zur vereinbarten Selbstabholung erfolgen erst nach vollständigem Zahlungseingang. Wir verarbeiten insbesondere Name des Zahlenden, die aus dem Zahlungsvorgang ersichtliche Kontoverbindung, Betrag, Datum und Verwendungszweck zum Zahlungsabgleich und zur Buchführung. Die beteiligten Banken erhalten die zur Ausführung erforderlichen Daten und verarbeiten sie nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Ansprechpartner von Firmenkunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten, die wir aufbewahren müssen, verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinzutreten. Die Angabe der für Angebot, Rechnung, Zahlung und Lieferung erforderlichen Daten ist für den Vertragsschluss notwendig; ohne diese Daten können wir einen Vertrag nicht durchführen.

8. Rechnungsstellung und Geschäftsdatenverwaltung über Lexware Office

Für die Erstellung von Rechnungen und die Speicherung und Verwaltung unserer Geschäftsdaten nutzen wir die Software lexoffice (heute unter dem Namen „Lexware Office“ angeboten). Anbieter und Auftragsverarbeiter ist nach den Vertragsunterlagen des Anbieters die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. In lexoffice werden insbesondere Kunden- und Lieferantenstammdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Kontaktdaten, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Rechnungs- und Belegdaten sowie Zahlungsinformationen verarbeitet.

Der Anbieter verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten, digitalen Buchhaltung). Weitere Informationen: office.lexware.de.

Soweit für Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärungen oder steuerliche Beratung erforderlich, übermitteln wir Rechnungs-, Zahlungs-, Vertrags- und Kontaktdaten an unseren Steuerberater. Dies beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Steuerberater verarbeiten Daten im Rahmen ihrer berufsrechtlichen Stellung grundsätzlich eigenverantwortlich.

9. Cookies und vergleichbare Technologien

Für die Wiederherstellung der Scrollposition beim Vor- und Zurücknavigieren verwendet die Website Session Storage im Browser. Die gespeicherten Scrollpositionen dienen nicht der Werbung oder Wiedererkennung über verschiedene Websites; der Sitzungsspeicher endet grundsätzlich mit dem Schließen des betreffenden Tabs oder Fensters.

Für angemeldete Administratoren speichert das Anmeldesystem Sitzungsinformationen einschließlich Anmeldetoken im Local Storage, damit die Anmeldung erhalten und erneuert werden kann. Diese Speicherung ist keine Händlerregistrierung und eröffnet öffentlichen Besuchern keine Admin-Rechte. Die Sitzungsverwaltung dient dem geschützten Zugriff auf interne Daten. Beim öffentlichen Besuch ohne Anmeldung wurde in der lokalen Prüfung kein solcher Eintrag festgestellt.

Bei der öffentlich ausgelieferten Website wurde außerdem ein Cloudflare-Sicherheitscookie (__cf_bm) festgestellt. Die pauschale Aussage, die Website setze keine Cookies, wäre daher unzutreffend. Der Cookie dient nach Anbieterangaben dem Schutz vor automatisierten missbräuchlichen Zugriffen. Technisch erforderliche Speicherzugriffe stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende personenbezogene Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb) beziehungsweise bei der Anmeldung auf die erforderliche Zugangsverwaltung. Die konkrete Cookie-Konfiguration, Lebensdauer und Erforderlichkeit müssen im veröffentlichten Betrieb geprüft werden.

Im geprüften Anwendungscode sind keine von Reatex eingebauten Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste wie Google Analytics, Google Tag Manager oder Meta-Pixel vorhanden. Externe Karten, Videos und Social-Media-Beiträge werden nicht eingebettet. Die Website enthält derzeit kein Einwilligungsbanner. Dies ersetzt nicht die Prüfung, ob die tatsächlich eingesetzte Auslieferungs- oder Schutzkonfiguration einwilligungsbedürftige Zugriffe auslöst; solche Zugriffe dürfen nicht ohne erforderliche Einwilligung erfolgen.

Die Website enthält einfache Links zu Instagram, TikTok, Facebook und WhatsApp. Beim bloßen Laden unserer Website werden dadurch keine Daten an diese Plattformen übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website; für die weitere Verarbeitung ist der jeweilige Plattformanbieter verantwortlich.

10. Empfänger, Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen:

• für die technische Bereitstellung und Geschäftsdatenverarbeitung: Lovable/Lovable Cloud (Website, Formularspeicherung, Anmeldung, geschützte Kontakt- und Anfrageverwaltung und E-Mail-Versand), die beteiligte Cloudflare-Infrastruktur, IONOS (Domain und E-Mail) und Haufe Service Center GmbH (Lexware Office – Rechnungsstellung und Geschäftsdaten); zu vertraglichen Fragen siehe Ziffer 3;
• bei ausdrücklich angeforderter KI-Entwurfserstellung: Lovable AI Gateway und der für das konfigurierte OpenAI-Modell eingesetzte Modellanbieter; nur die in Ziffer 4.5 beschriebenen Eingaben;
• WhatsApp Ireland Limited und verbundene Unternehmen, wenn Sie WhatsApp für die Kommunikation mit uns oder die Community nutzen;
• Banken, Paketdienste und Speditionen im Rahmen der Vertragsabwicklung;
• unser Steuerberater sowie, soweit erforderlich, Behörden, Gerichte und Rechtsanwälte.

Eine Übermittlung zu fremden Werbezwecken findet nicht statt.

Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist insbesondere bei Lovable und dessen eingesetzten Unterauftragsverarbeitern, KI-Modellbereitstellung sowie WhatsApp/Meta möglich. Eine europäische Datenbankregion bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Hosting-, E-Mail-, KI- und Supportverarbeitung ausschließlich in der EU erfolgt. Drittlandübermittlungen dürfen nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfolgen, insbesondere auf Grundlage eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln mit gegebenenfalls zusätzlichen Maßnahmen. Welche Empfänger, Verarbeitungsorte und Garantien für Reatex tatsächlich gelten, ist anhand der geltenden Vertragsunterlagen zu bestätigen; ein bestimmter Data-Privacy-Framework-Status oder abgeschlossener Vertrag wird hier nicht pauschal zugesichert. Informationen zu den für Ihre Daten eingesetzten Garantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.

11. Speicherdauer und gesetzliche Aufbewahrungspflichten

• Anfragen über Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp, die nicht zu einem Geschäft führen, löschen wir grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung, soweit kein berechtigter Grund und keine gesetzliche Pflicht zur längeren Speicherung besteht. Ob die Nachricht als Handels- oder Geschäftsbrief aufzubewahren ist, wird vor einer Löschung geprüft. Dies gilt auch für zugehörige Daten der internen Kontakt- und Anfrageverwaltung. Diese Frist ist eine organisatorische Vorgabe; eine automatische Löschung wird durch die CRM-Archivierung nicht ausgelöst.
• Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige geschäftsbezogene Korrespondenz bewahren wir grundsätzlich sechs Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre auf; Bücher, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen mit gesetzlicher Zehnjahresfrist zehn Jahre. Die Fristen beginnen nach Maßgabe der jeweiligen gesetzlichen Regelung grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Steuerrechtliche Verlängerungen und besondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG).
• Anmeldung, technische Sicherheitsprotokolle und Versandhistorien werden nur so lange vorgehalten, wie dies für den jeweiligen Sicherheits-, Bearbeitungs- oder Nachweiszweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Die konkreten technischen Anbieterfristen und die Löschung von CRM-Kontakten, Notizen, Wiedervorlagen und Versandprotokollen sind im Aufbewahrungs- und Löschkonzept gesondert festzulegen; es besteht derzeit kein automatischer CRM-Löschlauf.
• Daten im Zusammenhang mit der WhatsApp Community verarbeiten wir bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, bis zum Verlassen der Community oder bis zu deren Beendigung.
• Darüber hinaus speichern wir Daten nur, soweit dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund behördlicher Anordnung erforderlich ist.

12. Ihre Rechte und Beschwerderecht

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen vorrangigen Gründe entgegenstehen (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags (Art. 20 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sowie jederzeitiger Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO);
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für Reatex zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an anfrage@reatex.de.

13. Datensicherheit und Aktualität dieser Erklärung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Die Website wird verschlüsselt über HTTPS (TLS) übertragen. Der Zugriff auf Geschäfts- und Kundendaten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Eine vollständig risikofreie Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Abläufe, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf reatex.de veröffentlichte Fassung.